Política de Tratamiento de Datos

DATOS

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Versión: 1.0

Fecha de entrada en vigencia: 12 de julio de 2026 Última actualización: 12 de julio de 2026

Identificación del responsable

Razón social: SOMOS S.A.S. NIT: 900.352.764-3

Domicilio principal: Cali, Valle del Cauca, Colombia Dirección: Carrera 24A No. 6-75, Cali, Colombia Teléfono Colombia: +57 (602) 306 4782

Teléfono Miami, Estados Unidos: +1 (645) 333-6835 Correo electrónico: corporativo@somosholding.com Área responsable: Gerencia Administrativa

Objeto

La presente política establece las reglas adoptadas por SOMOS S.A.S. para la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, conservación y supresión de datos personales.

Su objetivo es proteger el derecho de los titulares a conocer, actualizar, rectificar y, cuando resulte procedente, suprimir la información personal tratada por la compañía.

Alcance

Esta política aplica a los datos personales contenidos en archivos y bases de datos físicas o electrónicas bajo responsabilidad de SOMOS S.A.S.

Comprende información de:

Accionistas e inversionistas. Inversionistas potenciales. Clientes y prospectos.
Proveedores y distribuidores. Aliados comerciales y estratégicos. Representantes de empresas.
Contratistas, colaboradores y candidatos. Deportistas, entrenadores y participantes. Usuarios de sitios web y plataformas.
Asistentes a eventos. Contactos corporativos.
Personas que presenten consultas, solicitudes o reclamos.
Cualquier otro titular cuyos datos sean tratados legítimamente por SOMOS S.A.S.

Marco normativo

Esta política se adopta de conformidad con:

La Constitución Política de Colombia. La Ley Estatutaria 1581 de 2012.
El Decreto 1074 de 2015 y las normas que compilan o reglamentan el régimen de protección de datos personales. Las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las demás disposiciones que modifiquen, adicionen o complementen el régimen colombiano de protección de datos.

Definiciones

Para efectos de esta política:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular. Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse con una persona natural determinada o determinable. Dato público: información que no sea semiprivada, privada o sensible y que pueda ser tratada conforme con la ley.

Dato privado: información que por su naturaleza íntima o reservada solamente resulta relevante para el titular.

Dato sensible: información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o información sobre la vida sexual.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos por cuenta del responsable. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.

Transferencia: entrega de datos a otro responsable ubicado dentro o fuera de Colombia. Transmisión: tratamiento realizado por un encargado por cuenta del responsable.

Principios aplicables

SOMOS S.A.S. aplicará los siguientes principios:

Legalidad

El tratamiento se realizará conforme con la normativa aplicable. Finalidad

Los datos serán utilizados para finalidades legítimas, específicas e informadas. Libertad

El tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada cuando esta sea legalmente exigible. Veracidad o calidad

La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Transparencia

El titular podrá obtener información sobre la existencia y uso de sus datos. Acceso y circulación restringida

El acceso estará limitado a personas autorizadas, encargados y terceros legitimados. Seguridad

Se adoptarán medidas razonables para prevenir pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado. Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener reserva sobre la información.

Categorías de datos tratados

SOMOS S.A.S. podrá tratar:

Datos de identificación. Datos de contacto.
Datos académicos y profesionales. Información empresarial y comercial. Datos contractuales.
Información financiera y patrimonial. Información contable y tributaria.
Datos de navegación y seguridad. Fotografías, videos, voz y testimonios. Información de participación en eventos.

Datos de salud o biométricos, únicamente cuando resulte necesario y esté permitido. Datos de menores de edad, bajo las condiciones especiales establecidas legalmente. Información obtenida de fuentes públicas o autorizadas.

Operaciones de tratamiento

SOMOS S.A.S. podrá realizar, según la finalidad aplicable:

Recolección. Registro.
Clasificación. Almacenamiento. Consulta.
Verificación. Actualización. Organización. Uso.
Análisis.
Circulación restringida. Transmisión.
Transferencia. Conservación. Bloqueo.
Anonimización. Supresión.

Finalidades generales

Los datos podrán ser utilizados para:

Gestión corporativa y administrativa Atender comunicaciones y solicitudes. Gestionar relaciones con grupos de interés. Mantener registros administrativos. Elaborar informes y análisis internos. Gestionar archivos físicos y digitales.

Gestión comercial

Presentar productos, servicios y proyectos.

Gestionar clientes, prospectos, distribuidores y aliados. Preparar cotizaciones y propuestas.

Administrar pedidos, entregas, garantías y servicio. Realizar seguimiento comercial.

Enviar comunicaciones autorizadas.

Inversión y relaciones corporativas Contactar inversionistas potenciales. Evaluar perfiles y propuestas de inversión. Desarrollar procesos de debida diligencia.

Verificar identidad, representación y procedencia de información. Gestionar reuniones, documentos y acuerdos.

Cumplir obligaciones societarias, contractuales y regulatorias.

Prevenir fraude, lavado de activos u otros riesgos cuando resulte aplicable.

Proveedores y contratistas Evaluar y seleccionar proveedores. Gestionar contratos y servicios. Verificar cumplimiento.

Administrar pagos, soportes y obligaciones tributarias. Gestionar accesos, seguridad y coordinación operativa.

Colaboradores y candidatos Gestionar procesos de selección. Verificar información profesional.

Administrar relaciones contractuales o de prestación de servicios. Gestionar seguridad, capacitación y obligaciones legales.

Mantener información de contacto y emergencia cuando resulte procedente.

Actividades deportivas y eventos

Gestionar inscripciones, acreditaciones y participación. Coordinar deportistas, entrenadores, invitados y proveedores. Organizar logística y seguridad.

Verificar información necesaria para el desarrollo de actividades. Gestionar material audiovisual previamente autorizado.

Promover eventos, atletas y contenidos corporativos.

Sitios web y plataformas Administrar cuentas y formularios. Atender soporte técnico.

Analizar navegación y rendimiento. Prevenir accesos fraudulentos.

Gestionar cookies y preferencias. Mejorar la experiencia de usuario. Mantener la seguridad de los sistemas.

Cumplimiento legal

Cumplir obligaciones contables, tributarias, contractuales y administrativas. Atender requerimientos de autoridades.

Ejercer o defender derechos.

Gestionar auditorías y controles internos.

Conservar soportes cuando exista obligación legal o contractual.

Datos sensibles

El tratamiento de datos sensibles estará restringido a los casos permitidos por la ley.

Cuando resulte necesario:

Se informará al titular cuáles datos son sensibles. Se explicará la finalidad.
Se solicitará consentimiento expreso.
Se aclarará que la respuesta es facultativa, salvo deber legal aplicable.
No se condicionará una actividad a la entrega de datos sensibles innecesarios. Se implementarán controles reforzados de acceso y seguridad.

Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos de menores será excepcional y deberá:

Responder a su interés superior. Respetar sus derechos fundamentales.
Contar con autorización del representante legal cuando corresponda. Tener en cuenta la opinión del menor según su madurez.
Limitarse a los datos estrictamente necesarios. Adoptar medidas reforzadas de confidencialidad.
La imagen, voz o información de menores utilizada en eventos, contenidos o campañas deberá contar con la autorización correspondiente.

Tratamiento de imágenes y contenido audiovisual

Las fotografías, videos, voz y testimonios constituyen datos personales cuando permiten identificar a una persona.

SOMOS S.A.S. solicitará autorización cuando sea requerida y deberá informar las finalidades de captura, reproducción, publicación, difusión o archivo.

La autorización podrá delimitar medios, territorios, formatos, campañas o periodos cuando resulte necesario.

Autorización del titular

SOMOS S.A.S. solicitará la autorización a más tardar al momento de recolectar los datos, salvo las excepciones legales.

La autorización podrá obtenerse:

Por escrito.
De forma oral.
Mediante formularios electrónicos. Mediante contratos.
Mediante correos electrónicos. Mediante conductas inequívocas.
Por otros mecanismos que permitan acreditar el consentimiento.
SOMOS S.A.S. conservará prueba de la autorización y del aviso de privacidad aplicable.

Casos en que no se requiere autorización

La autorización no será necesaria en los eventos previstos legalmente, entre ellos:

Información requerida por una autoridad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamientos autorizados legalmente con fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el registro civil.
La ausencia de autorización no exime del cumplimiento de los demás deberes de protección de datos.

Derechos de los titulares

Los titulares podrán:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos. Solicitar prueba de la autorización.
Ser informados sobre el uso de sus datos. Acceder gratuitamente a la información tratada. Presentar consultas y reclamos.
Solicitar corrección, actualización o supresión. Revocar la autorización cuando resulte procedente.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante SOMOS S.A.S. La supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.

Personas legitimadas

Los derechos podrán ser ejercidos por:

El titular, acreditando su identidad.
Sus causahabientes, acreditando tal condición. Su representante o apoderado.
Quien actúe por estipulación a favor de otro.
Los representantes legales de niños, niñas o adolescentes.

Procedimiento de consultas

Las consultas deberán enviarse a corporativo@somosholding.com e incluir:

Nombre e identificación del titular. Datos de contacto.
Descripción de la información solicitada.
Documentos que acrediten representación, cuando corresponda.
La consulta será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.
Cuando no sea posible responder dentro de este plazo, SOMOS S.A.S. informará los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Procedimiento de reclamos

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento deberán contener:

Identificación del titular.
Descripción de los hechos.
Solicitud concreta.
Dirección física o electrónica para recibir respuesta. Documentos de soporte.
Acreditación de representación, cuando corresponda.
Cuando el reclamo esté incompleto, SOMOS S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo complete.
Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin recibir la información, se entenderá que el interesado desistió.
Cuando el receptor no sea competente, trasladará la solicitud al área correspondiente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al solicitante.
Recibido el reclamo completo, se registrará la leyenda “reclamo en trámite” cuando resulte aplicable.
El reclamo será atendido dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados desde el día siguiente a su recepción completa.
Cuando no sea posible responder dentro de este plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Revocatoria y supresión

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos cuando:

Haya concluido la finalidad.
El tratamiento carezca de autorización cuando esta sea exigible. Se incumplan los principios y deberes legales.
La información sea innecesaria o excesiva.
La solicitud no procederá cuando exista obligación legal, contractual, administrativa o probatoria de conservar la información.

Área responsable y canales de atención

La Gerencia Administrativa será responsable de recibir y gestionar las peticiones, consultas y reclamos. Correo: corporativo@somosholding.com

Dirección: Carrera 24A No. 6-75, Cali, Colombia Teléfono Colombia: +57 (602) 306 4782

Teléfono Miami, Estados Unidos: +1 (645) 333-6835

Encargados y proveedores

SOMOS S.A.S. podrá contratar proveedores para realizar actividades de tratamiento por cuenta de la compañía.

Los contratos deberán establecer:

Alcance del tratamiento.
Finalidades autorizadas.
Medidas de seguridad.
Deber de confidencialidad.
Restricciones de uso.
Obligación de atender instrucciones de SOMOS S.A.S. Condiciones de devolución o eliminación de información.

Transferencias y transmisiones

Las transferencias y transmisiones nacionales o internacionales se realizarán conforme con la legislación colombiana.

Cuando intervenga un encargado, SOMOS S.A.S. establecerá condiciones contractuales de seguridad, confidencialidad y limitación de finalidad.

Cuando se requiera autorización o exista otro requisito legal, este será gestionado antes del tratamiento correspondiente.

Seguridad y confidencialidad

SOMOS S.A.S. adoptará medidas razonables y proporcionales de seguridad, considerando: Naturaleza de los datos.

Tipo de tratamiento.

Riesgos para los titulares.

Tamaño y capacidad operativa de la organización. Tecnologías utilizadas.

Las personas con acceso a datos deberán respetar la confidencialidad incluso después de finalizar su relación con la compañía.

Incidentes de seguridad

Ante un incidente que pueda comprometer datos personales, SOMOS S.A.S. deberá:

Evaluar su alcance. Contener el riesgo.
Adoptar medidas correctivas. Documentar lo ocurrido.
Informar a las autoridades cuando legalmente corresponda.
Comunicar a los titulares cuando resulte necesario para proteger sus derechos.

Conservación y eliminación

Los datos se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para las finalidades informadas. También podrán conservarse durante los términos exigidos por obligaciones: Contractuales.

Contables. Tributarias. Administrativas. Judiciales.

Probatorias.

Una vez vencidos los términos y cumplidas las finalidades, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados de manera segura.

Modificaciones

Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del responsable, las finalidades o las condiciones de autorización serán comunicados oportunamente a los titulares antes de su implementación cuando resulte aplicable.

La versión vigente estará disponible en el sitio web corporativo.

Vigencia

Esta política entra en vigencia el 12 de julio de 2026.

Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables.

Contacto oficial

SOMOS S.A.S.

NIT: 900.352.764-3

Área responsable: Gerencia Administrativa Correo: corporativo@somosholding.com Dirección: Carrera 24A No. 6-75, Cali, Colombia Teléfono Colombia: +57 (602) 306 4782